Nadejście pandemii było początkowo sporym zaskoczeniem dla dotychczasowo funkcjonujących biznesów. Z czasem jednak okazało się przełomem innowacyjnym, gdyż jak wskazują badania w ciągu dwóch pierwszych miesięcy pandemii udało nam się dokonać innowacyjnego przełomu, jaki normalnie zająłby nam dwa lata. Firmy na całym świecie zdały sobie sprawę z tego, że innowacje są dla nich bardzo ważne i przesadzą o ich pozycji w biznesie. Nie mniejsze zmiany nastąpiły w kwestii komunikacji firm. Dziś częstszymi spotkaniami są te online i choć z początku były one dla niektórych przedsiębiorców wyzwaniem dziś co raz bardziej się z nimi oswajamy i stajemy się co raz lepsi w ich organizacji. Jak dobrze przygotować się do wirtualnego spotkania?
Przygotowując się do spotkania online w pierwszej kolejności powinniśmy się zastanowić nad jego treścią i celem jaki chcemy przez nie uzyskać. Dokładnie przemyślana strategia jest pierwszą i najważniejszą kwestią podczas planowania naszego spotkania. Wiedząc co dokładnie chcemy przedstawić mamy pewność, że będziemy mówić pewnie i sprawnie przeprowadzimy zaplanowaną prezentację. Tym samym co ważne nie będziemy marnować czasu słuchaczy i pozostawimy po sobie dobre wrażenie zorganizowanej i profesjonalnej osoby.
Zakładając, że tematem naszego spotkania jest przykładowo nasz nowy produkt. Powinniśmy dokładnie go znać i umieć odpowiedzieć na wszystkie pytania jakie mogą się wokół niego pojawić. Ta rada dotyczy nie tylko produktów, ale ogólnego przygotowania się do podejmowanego tematu i popracowania nad naszą merytoryką. Warto doczytać kwestie, których nie jesteśmy pewni, bądź odświeżyć swoją wiedzę na dany temat. Jeśli jesteśmy wzrokowcami warto zrobić sobie również agendę takiego spotkania, którą w razie potrzeby możemy się posłużyć i która pomoże nam nie zapomnieć o żadnej z istotnych kwestii jakie chcielibyśmy poruszyć na spotkaniu. Postaraj się by była to krótka lista z konkretnymi zagadnieniami (słowa klucze) które jedynie naprowadzą Cię na temat , który mógłby Ci umknąć wśród natłoku myśli.
Dobre spotkanie online to te bez problemów technicznych
Problemy techniczne są ostatnimi, jakich chcemy podczas swojego spotkania. Doskonale wiemy, że nawet najlepsza prezentacja może zostać zepsuta, przez problemy w odbiorze. A co gorsza kłopoty techniczne mogą odwrócić uwagę od ważnych tematów, które próbujemy przekazać.
Zadbajmy wcześniej o sprawy techniczne, sprawdź czy połączenie z internetem jest dobre, czy baterie w Twoim sprzęcie są wystarczająco naładowane, oraz czy w razie przedłużającego się spotkania będziesz mieć pod ręką ładowarkę. Jeśli masz w planach korzystać z prezentacji lub filmów warto wcześniej poświęcić chwilę na sprawdzenie, czy na pewno wszystko działa tak jak to sobie zaplanowałeś.
Zadbaj o miejsce swojego spotkania, tak samo jak robisz to podczas spotkań na żywo
Tak jak podczas spotkań w biurze, gdy zależy nam na jak najlepszym ugoszczeniu naszych słuchaczy tym samym powinniśmy się kierować podczas spotkań online. Przyłóż uwagę do tego, by miejsce Twojego spotkania, wyglądało schludnie i czysto, by tło na którym będziesz rozmawiać nie rozpraszało i pasowało estetycznie do tematu jaki poruszasz. Równie istotna jest cisza i komfort naszych słuchaczy, a także dobre oświetlenie. Zadbaj o to, by jeśli rozmawiasz w domu nie było słychać domowników, czy innych hałasów gospodarstwa domowego. Sprawdź także swój mikrofon i słuchawki. Nie chcesz przecież, by ktoś musiał czekać, aż poradzisz sobie z problemami technicznymi.
Wybierz odpowiedni dla siebie komunikator
Z pewnością szeroki zakres dostępnych komunikatorów pozwoli Ci na dobranie odpowiedniego dla siebie. Dziś każdy z nich pozwoli Ci na sprawną i darmową wymianę wiadomości, przesłanie zdjęć, czy wideo, a także darmowe połączenia. Komunikatory choć nie powinny być jedynym sposobem komunikacji z klientem mogą być dużym usprawnieniem w kontakcie, który potrafią znacznie przyśpieszyć. Najpopularniejsze z ich to:
Messenger – komunikator internetowy stworzony przez Facebooka. Służy do wysyłania wiadomości, zdjęć, filmów, naklejek i innych plików, a także pozwala reagować na wiadomości znajomych i wchodzić w interakcje z botami. Usługa umożliwia również połączenia głosowe oraz wideorozmowy.
Microsoft Teams – usługa internetowa oparta na chmurze zawierająca zestaw narzędzi i usług służących współpracy zespołowej. Usługa łączy funkcjonalność z innymi produktami Microsoftu, takimi jak Microsoft Office oraz Skype (wchodzących w skład Office 365).
WhatsApp – to jeden z najpopularniejszych komunikatorów internetowych. Komunikator dostępny jest zarówno na Androida, jak i iOS Apple’a. Pozwala nie tylko na tradycyjny czat, ale także grupowy. Aplikacja obsługuje także szyfrowanie wiadomości.
Skype – to oprogramowanie umożliwiające prowadzenie rozmów na całym świecie. Miliony użytkowników indywidualnych oraz firm używają Skype’a, aby prowadzić bezpłatne rozmowy wideo i głosowe (prywatne oraz grupowe), wysyłać wiadomości i udostępniać pliki innym użytkownikom Skype’a.
Discord – bezpłatna aplikacja służąca do rozmów głosowych i komunikacji za pomocą wiadomości tekstowych, ze zdjęciami oraz filmami, zaprojektowana początkowo dla graczy komputerowych. Wykorzystuje technologię Voice over Internet Protocol. W lipcu 2019 roku Discord miał ponad 250 milionów zarejestrowanych
Choć komunikatory internetowe mają dla Ciebie cały wachlarz ciekawych propozycji musisz pamiętać, że niezależnie od tego z którego z nich skorzystasz najbardziej liczy się sposób twojej prezentacji, włożenie odpowiedniej ilości czasu w jej przygotowanie i bycie profesjonalnym w tym co robisz. Pamiętaj, że by przygotować spotkanie online nie wystarczy tylko mówić, równie ważne jest, by umieć słuchać . Zwracaj uwagę na swoich gości, nawiązuj w swoich wypowiedziach do poruszanych przez nich kwestii dając tym samym do zrozumienia, że słuchasz, a ich wypowiedzi są dla Ciebie istotne. Po odbytym już spotkaniu zastosuj odpowiedni feedback. Warto napisać wiadomość do gości z krótkim podsumowaniem spotkania i podziękowaniem za uczestnictwo, a także znalezienie chwili na odpisanie na ewentualne wiadomości i pytania gości.
