Przedsiębiorcy mają jeszcze dwa miesiące, by uzyskać wpis do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych. Od przyszłego roku za przechowywanie dokumentów pracowniczych bez odpowiednich uprawnień grozi do 100 tys. zł kary.
Kwestia ta związana jest z nowelizacją ustawy zmieniającą niektóre przepisy dotyczące przechowywania akt kadrowych i ich digitalizacji. Skrócony został okres magazynowania dokumentacji pracowniczej i płacowej z 50 do 10 lat, poprzez przekazanie odpowiednich informacji do ZUS-u.
Rozwiązanie to ułatwić ma pracownikom odebranie świadczeń emerytalnych, dzięki temu, że nie będą już oni musieli kompletować dokumentów będących podstawą do otrzymania rent czy emerytur. Zostaną one wyliczone na podstawie informacji przekazanych do Zakładu przez pracodawców. Będą one też mogły być przechowywane w formie elektronicznej.
Przed 31 grudnia 2018 roku każdy, kto prowadzi działalność wymagającą składowania akt kadrowo-płacowych, musi zostać wpisany do rejestru przechowawców prowadzonych przez marszałków województw. Jeżeli obowiązek ten nie zostanie dopełniony, przedsiębiorca będzie zmuszony zamknąć działalność przechowalniczą i przekazać dokumentację do firmy z odpowiednimi uprawnieniami.
Za przechowywanie akt bez wymaganych uprawnień grożą kary w wysokości do 100 tys. zł.
Obecnie wciąż część dokumentacji jest przechowywana przez firmy niezarejestrowane, nierzadko w warunkach znacznie odbiegających od narzuconych standardów. Taka sytuacja dziwi, gdyż zdobycie wpisu do rejestru nie jest skomplikowaną czynnością.
Załatwienie sprawy zajmuje chwilę i może być przeprowadzone korespondencyjnie. Do wniosku należy dołączyć oświadczenie o zgodności i kompletności danych oraz o spełnianiu warunków wykonywania działalności gospodarczej w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej, a także dowód uiszczenia opłaty skarbowej.
Źródło: https://www.forbes.pl