Podział całego dnia na partie może znacznie zwiększyć Twoją produktywność. Tę praktykę warto wprowadzić do swojego życia w każdym momencie. W poniższym artykule podpowiadamy, jak to skutecznie zrobić.
Techniki zarządzania czasem
Średnio jedna na osiem osób stosuje specjalną technikę zarządzania czasem, aby poprawić swoją produktywność i wydajność w miejscu pracy i poza nim. Podział czasu na partie (Time Batting) to jeden ze sposobów zarządzania czasem. Zwiększa poziom skupienia, poprawia produktywność i wydajność. Ta metoda dotyczy skupienia się na określonej grupie zadań w danym momencie. Polega na pogrupowaniu podobnych obowiązków i wyznaczeniu ram czasowych na ich realizację. Pozwala to na wykonanie takich zadań od razu bez zbędnego rozpraszania się.
Głównym celem wprowadzenia tej techniki zarządzania czasem jest zapobieganie przełączaniu kontekstu, czyli mentalnemu przemieszczaniu się pomiędzy różnymi zadaniami. Na przykład praca nad raportem z projektu i odpowiadanie na wiadomości od członków zespołu to różne zadania, których wykonanie wymaga innej energii mentalnej. Dzięki podziałowi czasu możesz je pogrupować i wykonywać osobno. Robienie kilku innych rzeczy jednocześnie może negatywnie wpłynąć na koncentrację.
Zwiększenie produktywności
90 proc. respondentów ankiety twierdzi, że zwiększona produktywność jest korzyścią lepszego zarządzania czasem. Dzięki dzieleniu czasu na partie możesz wyeliminować wielozadaniowość, która negatywnie wpływa na produktywność – wówczas spada koncentracja, poziom zaangażowania i wydajność.
Skuteczne utrzymywanie koncentracji polega na ograniczeniu wszelkich form rozpraszania uwagi, które przeszkadzają w Twojej pracy. Według badań po rozproszeniu potrzeba 23 minut i 15 sekund, aby ponownie skupić się na pracy. Pracownicy zgłaszają, że najczęściej dekoncentrują ich telefony, hałas w biurze i rozmowni współpracownicy. Jak temu zapobiec? Wyłącz telefon podczas pracy lub użyj funkcji “Nie przeszkadzać”. Możesz też zamknąć drzwi do biura podczas pracy lub znaleźć cichsze miejsce, do którego wchodzi mniej osób.
Priorytety w zarządzaniu czasem
Podział czasu na partie wymaga wyznaczenia celów, które określą priorytetowe zadania. Na przykład, sporządzając listę zadań na dany dzień, możesz wyszczególnić te, które są pilniejsze i ważniejsze od innych. Możesz także zmaksymalizować swoją produktywność, planując wykonanie priorytetowych zadań w godzinach, kiedy masz najwięcej energii w ciągu dnia.
Z kolei inne czynności, które mogą być postrzegane jako odwracające uwagę od osiągnięcia celu, należy przełożyć i dla nich również znaleźć odpowiedni czas. Może to dotyczyć np. odpowiadania na wiadomości i e-maile w trakcie pracy.
Sposób na stres w pracy
44 proc. pracowników twierdzi, że codziennie odczuwa stres. Można to przypisać chociażby gonieniu za terminami. Podział czasu na partie jako strategia zarządzania czasem pomaga zmniejszyć ten stres, zmniejszając tym samym obciążenie pracą, co również poprawia koncentrację. Ta technika zarządzania czasem minimalizuje presję związaną z wielozadaniowością i pomaga lepiej zarządzać energią poprzez ustalanie priorytetów i koncentrację.
Na przykład zamiast oznaczać swoje cele na dziś ogólnymi terminami, takimi jak „uzupełnienie raportu z projektu”, możesz podzielić cel na partie czasowe, wymieniając zadania takie jak „przeprowadzić ocenę projektu”, „zestawić ustalenia” i „zweryfikować raport”. Ułatwia to koncentrację, śledzenie postępów i zmniejsza niepokój związany z nieokreślonym obciążeniem pracą.
Podział zadań na kategorie
Kategoryzacja zadań to jedna z podstawowych praktyk w przypadku grupowania czasu, która pomaga w maksymalnym wykorzystaniu tego procesu. Aby to zrobić, musisz sporządzić listę wszystkich zadań, nad którymi zamierzasz pracować, a następnie znaleźć podobieństwa między nimi, aby je skategoryzować . Aby robić to skuteczniej, możesz pogrupować je według celów lub narzędzi wymaganych do ich wykonania. Np. kierownik projektu, który do określonych zadań używa konkretnego oprogramowania do zarządzania projektami, może zgrupować wszystkie zadania, których wykonanie wymaga użycia tego samego systemu. Z kolei menedżer projektu może grupować zadania związane z konkretnym projektem, ponieważ ich cele są takie same.
Narzędzia do zarządzania czasem
Oszacuj czas potrzebny do wykonania każdego zadania. Prosty notatnik i długopis do zapisywania harmonogramu mogą się sprawdzić, zwłaszcza jeśli umieścisz je w miejscu, w którym można je łatwo przeglądać. Równie dobrze możesz skorzystać z “cyfrowego planisty”. Możesz także zsynchronizować planer na wielu urządzeniach, aby efektywnie śledzić proces podziału czasu.
Jakiś czas temu pisaliśmy tekst o aplikacjach biznesowych. Z pewnością znajdziesz tam również podpowiedź dotyczącą sposobu zarządzania czasem.